Quando si parla di Project Management si pensa ad una disciplina grondante di concetti, strumenti, tecniche e metodologie utile solo per gestire progetti di una certa complessità e chi la utilizza, il Project Manager, viene considerato quasi una creatura endemica di multinazionali con la vocazione nel campo dell’ITC.

Sfatiamo questo mito.

Il Project Management deve essere invece considerato come uno strumento alla portata di chiunque voglia realmente raggiungere con successo un risultato prefissato in un certo periodo di tempo e con l’utilizzo di risorse ben definite.

Uno strumento, come vedremo, sicuramente utile anche nelle mani del Quality manager per rispondere correttamente ad alcuni requisiti della norma nella ISO 9001:2015.

Vediamo ora alcuni paragrafi della norma ISO implementabili con il Project Management.

8.3 PROGETTAZIONE E SVILUPPO DI PRODOTTI E SERVIZI

Molte organizzazioni pensano che questo requisito della norma non sia applicabile, semplicemente perché soddisfano semplicemente i requisiti comunicati dal cliente.

Prima di dichiarare “non facciamo progettazione!”, ricordiamoci che c’è differenza tra richieste del cliente e specifiche del prodotto/servizio.

Utilizziamo una comoda scorciatoia; se rispondi sì ad almeno una delle seguenti domande allora devi fare progettazione:

  • stai realizzando un prodotto o servizio unico, per il quale il cliente non ha fornito specifiche?
  • il cliente ti ha dato solo delle specifiche approssimative?
  • il prodotto è realizzato grazie alla creatività e innovazione della tua organizzazione?
  • il prodotto è protetto da brevetti?

Gestire la progettazione e sviluppo non è altro che l’attuazione delle metodologie di project management, ossia si richiede di suddividere un progetto complesso in più attività elementari, maggiormente governabili.

Il punto 8.3.2 Pianificazione della progettazione e sviluppo, la ISO 9001:2015 ci chiede di realizzare un piano di progettazione ossia un percorso da seguire per creare il progetto.

Il piano deve rispondere alle seguenti domande

  • Quali attività devono essere previste?
  • Chi deve svolgere queste attività?
  • Di quali risorse abbiamo bisogno?
  • Quali sono i rischi?

Alcuni piani di progettazione sono poco più di  flow chart, ma per prodotti più complessi, il piano di progettazione può includere documenti come:il Gantt, il reticolo logico, la WBS o altri strumenti di project management.

Usa sempre la pianificazione più adeguata; ricorda che il cliente non sarà disposto a pagare di più se usi strumenti fantasiosi e complicati.

Il tuo piano di progetto deve, generalmente, contenere i seguenti elementi:

  • Durata del progetto: indica la data di inizio e di fine dell’intero progetto
  • Attività: devi pianificare i compiti che devono essere svolti e indicare la sequenza. Inoltre devi pianificare i momenti di controllo e di risposta ai rischi.
  • Verifica e validazione: la verifica è il controllo della corrispondenza dell’output di processo con gli input. La validazione è, invece, il controllo dell’output nelle normali condizioni d’uso. Entrambe devono essere pianificate.
  • Responsabilità e autorità: individua chi sarà coinvolto nella progettazione, cosa ti aspetti da lui e che autorità avrà. Inoltre assicurati che le risorse umane comprendano appieno e accettino le proprie responsabilità.
  • Risorse: stimare le risorse materiali e monetarie necessarie per la completare la progettazione. Assicurarsi la disponibilità della quantità richiesta, nel momento pianificato e nel posto giusto.
  • Comunicazione: sviluppare un piano di comunicazione per gestire le interazione tra le persone.
  • Coinvolgimento dei clienti e utenti: non tutti i processi di progettazioni richiedono il coinvolgimento dei clienti, ma se necessario, assicurati di aver attentamente pianificato le interazioni.
  • Informazioni documentate: durante la pianificazione, devi indicare quali documenti e registrazioni sono necessari per dimostrare la conformità ai requisiti.

9.1.2 SODDISFAZIONE DEL CLIENTE

Anche qui possiamo utilizzare il project management, ma prima facciamo una premessa.

Sappiamo che uno degli strumenti più utilizzati per il monitoraggio della soddisfazione del cliente è il questionario di Customer Satisfaction: da evitare!

Un questionario con risposte da 1 a 5 non produce informazioni attendibili, quindi non ci indica nessuna direzione per il miglioramento. Usiamo invece le domande aperte del tipo “hai avuto problemi con i nostri prodotti che non ci hai comunicato?”. Naturalmente dovrai ottenere opinioni da più clienti, analizzare il trend e solo dopo intraprendere le azioni correttive. Le opinioni dei clienti devono essere categorizzate e applicare l’analisi di Pareto ai risultati, per far emergere le aree di opportunità. Queste opportunità saranno poi input del sistema delle azioni correttive.

Esegui l’implementazione dell’azione correttiva con le metodologie di project management per poter:

  • Assegnare compiti
  • Assegnare le responsabilità
  • Definire le durate
  • Identificare risorse
  • Analizzare gli scostamenti.

 10.2 NON CONFORMITÀ E AZIONI CORRETTIVE

Un’azione correttiva è un processo utilizzato per analizzare e trovare la soluzione ad un problema esistente, “segnalato” dalle non conformità (ricordiamoci però che non sempre alle non conformità fanno seguito le azioni correttive). L’azione correttiva non è altro che l’applicazione della metodologia di project management con lo scopo di scomporre un problema grande in pezzi più piccoli e maneggevoli. Le azioni correttive devono essere assegnate a persone (e non funzioni) in modo che si comportino come dei project manager e governino opportunamente il processo.

9.3.3 OUTPUT DEL RIESAME DELLA DIREZIONE

La norma ISO 9001:2015 richiede che il riesame produca specifici output, ovvero azioni o decisioni correlate a:

  • Opportunità di miglioramento
  • Esigenza di modifiche
  • Bisogno di risorse

E’ comodo far confluire gli output del riesame della direzione nel processo delle azioni correttive (ce l’abbiamo già pronto all’uso), così da sfruttare le potenzialità di questo strumento per tenere sotto controllo l’azione intrapresa. In questo modo ritorniamo al punto precedente.

6.1 AZIONI PER AFFRONTARE RISCHI E OPPORTUNITÀ

Sappiamo che il risk management ha una serie di benefici, quali:

  • Sviluppa in tutti la consapevolezza sui rischi
  • Focalizza i nostri sforzi sulle cose che hanno più importanza
  • Aiuta a creare una cultura di prevenzione
  • Ci aiuta ad aver più successo

Per questo che la norma ISO 9001:2015  ci chiede di pianificare azioni di risposta al rischio.

Le risposte ai rischi devono essere:

  • Pianificate
  • Integrate nel SGQ
  • Proporzionali
  • Controllate per assicurare l’efficacia

6.2 OBIETTIVI PER LA QUALITÀ E PIANIFICAZIONE PER IL LORO RAGGIUNGIMENTO

Gli obiettivi per la qualità sono degli obiettivi misurabili connessi all’impegno della vostra organizzazione nei confronti della qualità.

L’organizzazione deve tracciare il percorso da seguire per raggiungere tali obiettivi:

  • Quali azioni attuare;
  • Quali risorse utilizzare;
  • Chi sarà coinvolto;
  • La durata;
  • Le metriche per determinare il successo.

Ogni obiettivo deve avere un piano di miglioramento, che deve rispondere alle seguenti domande:

  • Quali azioni devono essere presi per raggiungere gli obiettivi?
  • Di quali risorse ho bisogno?
  • Chi deve svolgere le attività?
  • Quando terminano le attività?
  • Come si determina l’efficacia delle azioni?

6.2 PIANIFICAZIONE DELLE MODIFICHE

Nessuna organizzazione è dispensata dai cambiamenti; un acquisto di un nuovo macchinario, l’assunzione di un nuovo dipendente, l’adozione di un nuovo metodo o l’applicazione di nuove normative interessano trasversalmente tutte le organizzazioni. Sapremo gestire il cambiamento o ne verremo travolti? Le modifiche devono essere proposte, approvate, controllate e gestite in modo organizzato per garantire il successo del processo.

I passi da seguire per sopravvivere al cambiamento sono:

  • Definire il cambiamento
  • Studiare gli effetti
  • Identificare le interazioni con il sistema per garantire l’integrità del nostro sistema di gestione per la qualità.
  • Assicurarci la disponibilità delle risorse, facendo un elenco di ciò che abbiamo bisogno, definendo modo in cui le otterremo (le risorse non appaiono dal nulla) e assicurandoci di averle nel momento giusto.
  • Definire il responsabile del processo di gestione delle modifiche e la sua autorità.

In conclusione, possiamo sintetizzare non basta redigere, come purtroppo spesso accade, un action plan rappresentato da un registro statico formato da n colonne, sperando di raggiungere l’obiettivo prefissato.

Occorre invece applicare una metodologia che sia di ausilio per prendere le decisioni corrette e in base a queste, costruire un dettagliato piano di attività per poi eseguirlo e controllarlo con successo fino al termine.

 Dott. Stefano Di Zio
 Project Manager
 Project Manager ISIPM base/EPMQ/ISIPM AV
 Docente accreditato ISIPM
 Consulente sulla Sicurezza /RSPP esterno / Formatore qualificato
 Quality Manager AICQ SICEV
 Consulente in Privacy e Sicurezza dati AICA Diritto e ICT
 IT Administrator Eucip
 Intellectual Property Manager
 Mail:stefanodizio@hotmail.com