Il Portale www.sian.it è stato creato e strutturato per attuare il progetto di “telematizzazione” del Ministero delle Politiche Agricole Alimentari e Forestali.
Lo scopo che si propone questo progetto di semplificare la relazione tra gli operatori del settore e gli enti incaricati, per garantire trasparenza e veridicità dei dati e tracciabilità costante delle attività.
Lo scopo che il MIPAAF persegue è quello di fare in modo di ottimizzare il momento in cui le aziende si rapportano con  gli enti di riferimento, rendendolo più rapido, efficiente e meno oneroso, sia per le tempistiche sia per i costi ridotti.
Permette agli utenti del settore di reperire direttamente on-line informazioni utili, fruire documenti, disciplinari e regolamenti, condividere dati e gestire digitalmente alcuni adempimenti burocratici, oltre alle registrazioni per i controlli di settore.
Tramite il portale SIAN, le aziende possono consultare documenti, scaricare moduli ma anche gestire gratuitamente, autonomamente, riservatamente e comodamente lo svolgimento di alcune pratiche burocratiche, procedure e registrazioni.
Tramite un accesso riservato, l’azienda ha la possibilità di consultare documenti ed accedere ad informazioni ma anche di effettuare richieste e verificare dati e procedure in corso, oltre che adempiere ad una serie di obblighi senza la necessità di recarsi presso gli appositi uffici territoriali.
I vantaggi rappresentati da questa soluzione sono concreti ed importanti: le informazioni ricevute sono univoche e certe ed i tempi ed i costi per la fruizione di materiale e la gestione di pratiche vengono abbattuti. Viene meno la possibilità di fraintendimenti o confusioni sulle informazioni dato che la fonte è unica e certificata e non si interpone tra essa e l’utente finale un interlocutore fisico che potrebbe creare disfunzioni comunicative o proporre interpretazioni non chiare.
L’utente non deve sottrarre tempo all’attività e sostenere costi per recarsi presso un ufficio e attendere un turno per svolgere le pratiche richieste. La contropartita per gli enti pubblici è quella di poter acquisire e controllare dati in tempo reale ed avere una gestione tracciabile delle attività di particolare rilevanza.
Questa possibilità concerne soprattutto la dematerializzazione dei registri che coinvolge obbligatoriamente diversi settori ed attività agricole ed agroalimentari.
Per alcuni prodotti, infatti, le aziende sono obbligate a tenere una registrazione tempestiva ed aggiornata dei processi produttivi dalla ricezione delle materie prime al rilascio del prodotto finito. In precedenza, queste registrazioni venivano effettuate in modalità cartacea e verificate periodicamente. L’evoluzione realizzata dall’introduzione del registro digitale tramite portale SIAN permette alle aziende di svolgere le registrazioni in modalità digitale. Questo permette di assicurare all’ente la certezza di una verifica costante ed all’aziende una corretta e sicura conservazione dei dati.
Uno dei primi settori coinvolti nella dematerializzazione dei registri è stato quello delle produzioni vitivinicole  ed affini. Dopo un periodo di rodaggio, da aprile 2017 è entrato in vigore l’obbligo per le aziende del settore di redigere i registri direttamente on-line.
Questa innovazione vuole rendere da una parte più rapido e costante il controllo da parte dell’ente ma anche più snelle e meno invasive le procedure da gestire per le aziende.
L’introduzione di questo strumento ha incontrato favore ma anche diffidenza e resistenze.
Alcune aziende si sono trovate spaesate nel nuovo contesto ed in difficoltà. Relazionarsi con uno strumento informatico, invece che con una persona fisica, apporta dei vantaggi ma può anche essere destabilizzante. L’interlocutore fisico, infatti, può dare immediatamente riscontro, confermare la corretta esecuzione di una procedura o raccomandarne e, magari, eseguirne la revisione e questo può suscitare un senso di sicurezza e fiducia nell’utente.
L’impiegato in ufficio, però, è suscettibile di errore mentre un sistema informatico incamera dati e li rielabora semplicemente e senza interferenze.  Il sistema informatico è spesso visto come inappellabile dall’utente, specie se inesperto a livello informatico, che teme di commettere errori e che questi data l’immediatezza del mezzo non siano reversibili. Come tutti i nuovi sistemi, inoltre, richiede un periodo di adeguamento per acquisire l’abitudine e la confidenza a servirsene e l’abilità pratica a gestirlo.
Il sistema ha superato un periodo di prova ed è fornito di servizio assistenza, ma sarà possibile, solo con una successiva verifica, valutare come è stato recepito e utilizzato.
L’impatto del sistema SIAN per le registrazioni risulterà sicuramente positivo nel medio lungo periodo, ma, attualmente, le aziende sono ancora alle prese con una prima fase di approccio al sistema ed la consapevolezza della sua utilità non si è completamente manifestata.
Al momento, le aziende vedono il nuovo sistema come un’ulteriore complicazione ma presto capiranno l’apporto positivo che quest’evoluzione rappresenta. La speranza è che il riscontro di un’utilità digitale spinga le aziende ad orientarsi ad un livello più sistemico verso un’innovazione 4.0 dei processi.