SOFTWARE GESTIONALE e PMS: COS’E’, A COSA SERVE E BREVI CENNI STORICI

Software gestionali, uno strumento per gli Hotel per essere competitivi e per avere una gestione ottimale.

Il software gestionale rappresenta l’insieme dei software che automatizzano i processi di gestione all’interno delle aziende. Essi si dividono principalmente in macro gruppi:

  • Software di contabilità
  • Software per il magazzino
  • Software per la produzione
  • Software per il budgeting
  • Software di gestione ed analisi finanziaria
  • Software dedicato

Come per tutti i prodotti software ha avuto una rapida evoluzione dopo i primi anni settanta legata soprattutto alla progressiva diminuzione del costo degli elaboratori e alla diffusione della professione di sviluppatori software. Intorno agli anni novanta si è assistito poi ad un cambiamento, il passaggio dai software di gestione con interfaccia a caratteri su terminale a quelli di nuova generazione ad interfaccia grafica.

Sistemi di gestione immobiliare conosciuti anche come PMS o Hotel Operating System (Hotel OS), in termini di business possono essere utilizzati in immobili di mente, produzione, logistica, proprietà intellettuale, governo o ospitalità.

PMS E L’INDUSTRIA DELL’OSPITALITA’

I PMS permettono una gestione integrata di tutti i servizi di una struttura ricettiva.

 

Negli alberghi un sistema di gestione immobiliare, noto anche come PMS, è un’applicazione software completa utilizzata per coprire obiettivi come il coordinamento delle funzioni operative dell’ufficio frontale, delle vendite e della pianificazione, del reporting ecc. Il sistema automatizza le operazioni alberghiere come prenotazioni per gli ospiti, le prenotazioni online, la pubblicazione di spese, il punto vendita, il telefono, i crediti, le vendite e il marketing, gli eventi, il costo dei prodotti alimentari e delle bevande, la gestione dei materiali, la HR e il libro paga, la gestione della manutenzione, la gestione della qualità e altri servizi. I PMS possono essere integrati o interfacciati con soluzioni di terze parti come sistemi di prenotazione centralizzata e sistemi di gestione dei redditi o di rendimento, motore di prenotazione online, back office, punto vendita, chiusura delle porte, ottimizzazione delle pulizie, pay-TV, autorizzazione della carta di pagamento e sistemi di gestione dei canali. Le versioni dei vari PMS vengono spesso distribuite come configurazioni client/server. Oggi, la maggior parte dei sistemi di gestione delle proprietà di nuova generazione favoriscono la tecnologia web e cloud e offrono il loro software ai clienti che utilizzano un modello software-as-a-service (modello di distribuzione del software applicativo dove un produttore di software sviluppa opera (direttamente o tramite terze parti) e gestisce un’applicazione web che mette a disposizione dei propri clienti). L’avanzamento dei sistemi di gestione immobiliare cloud computing per alberghi ha permesso di espandere la loro funzionalità verso nuove aree di servizio come le funzioni rivolte all’ospite. Queste includono il check-in online, il servizio in camera, i controlli in camera, la comunicazione del personale ospiti, il concierge virtuale e altro ancora. Queste nuove funzionalità sono utilizzate principalmente dagli ospiti sui propri dispositivi mobili o simili forniti dall’hotel in lobby e / o camere. Da un punto di vista della gestione interna, un buon PMS dovrebbe fornire informazioni accurate e tempestive sugli indicatori chiave di base di un’attività alberghiera come il tasso medio giornaliero, la frequenza giornaliera di RevPAR o il tasso di occupazione e aiuta la gestione degli alimenti e delle bevande a controllare gli stock nel magazzino e aiuta a decidere cosa acquistare, quanto e quanto spesso.
La tecnologia avanza inarrestabile nel settore alberghiero, e porta ovviamente con sé un lessico sempre più specialistico che in tutto il mondo parla inglese. Non sempre, però, è facile distinguere con precisione tra le sigle e può capitare di cadere in qualche equivoco. Dare a ogni sigla il suo preciso significato significa anche capire bene le differenze fra un sistema e l’altro. Occorre mettere in chiaro le differenze fra RMS e PMS, due sistemi diversi con funzioni diverse.
Un sistema di Revenue Management o Yield Management (RMS), è uno strumento, un software indipendente che si affianca al gestionale alberghiero e che ha come obiettivo l’ottimizzazione dei ricavi; da qui la parola Revenue che significa rendita, ricavo. I cosiddetti PMS invece (Property management system) gestiscono la main courante dell’albergo e quindi tutte le fasi di prenotazione, check-in, check-out; alcuni di questi sistemi più evoluti vantano anche funzioni molto avanzate, ma che in nessun modo svolgono il lavoro di un RMS (Revenue management system) che si concentra su analisi a 360°, previsione (forecast), ottimizzazione e quotazione gruppi. Un PMS non sostituisce un RMS e viceversa. È di fondamentale importanza capire che i due sistemi PMS e RMS sono diversi e che le architetture sono differenti così come gli investimenti, ma soprattutto per i risultati ben diversi che si ottengono. Non per questo, e proprio per la materia specifica e i forti investimenti richiesti per la creazione di sistemi di Yield, le aziende al mondo che si occupano e sviluppano soluzioni tecnologiche di Revenue Management si contano sulle dita di una mano. Il PMS gestisce la proprietà (Property management system), l’RMS si prende cura dei profitti (Revenue management system).
HOTELCUBE racchiude in sé tutto quello che è un PMS, oltre ad una  suite di strumenti integrati per il Revenue Management. HOTELCUBE è un programma specifico per la gestione delle strutture ricettive sia di piccole che grandi dimensione, sia business che turistiche, sia individuali che multiproperty. E’ stato pensato in due versioni: HOTELCUBE e HOTELCUBE Smart. La versione Smart è dotata delle principali funzionalità (prenotazione, check in e check out, cassa, Istat, Pubblica Sicurezza) indispensabili alle strutture ricettive di piccole e medie dimensioni; la versione International è la cutting edge, ricca di funzionalità e statistiche. HOTELCUBE è disponibile sia con installazione locale (on-premise) sia con installazione su clud. Non vi sono limiti di funzionalità tra le due modalità di fruizione. La versione Smart può essere interfacciata a qualsiasi centralino telefonico tramite una porta seriale/IP; è possibile interfacciarlo anche ad una grande quantità di modelli di Pay Tv, Centralini, badge e altro ancora. HOTELCUBE è un PMS modulare, composto cioè da più moduli “componibili tra loro”: oltre al Front Office si ha infatti la possibilità di attivare il Food & Beverage, il Meeting, il Marketing, il Net Booking e altri ancora. HOTELCUBE, grazie alle funzioni di Rate Management e Revenue management, è la migliore soluzione per ottimizzare i ricavi e per risolvere i tutti problemi legati alla gestione e all’amministrazione di un hotel. Inoltre, grazie all’assistenza attiva 365 giorni l’anno e al Cloud, è possibile gestire comodamente tutti i servizi e i reparti, ovunque. L’opzione Multi Property mette a disposizione potenza ed affidabilità poiché riesce a controllare un’intera rete di alberghi con un click. Si può gestire comodamente un’unica anagrafica per clienti e ditte ed avere sempre sotto controllo tutte le prenotazioni con il centro unificato. In pratica è un software per albergo che cresce con tutti gli hotel della catena. Particolarmente indicato anche per la gestione dei resort e dei villaggi turistici. Con HOTELCUBE il Cliente può creare un preventivo web che diventa una prenotazione con un click. Il software offre un innovativo servizio di web check-in, è in grado di gestire i voucher , i pacchetti e i turni in cabina con il modulo SPA . Il software è anche perfettamente in grado di gestire la Monetica, ovvero la “moneta automatica” cioè l’insieme dei trattamenti elettronici, informatici e telematici necessari alla gestione dei pagamenti tramite carte di credito e affini, con i punti vendita. E’ stata pensata una versione di questo software gestionale anche per strutture quali B&B o piccoli alberghi: HOTELCUBE Smart. Questa è la versione più semplice da utilizzare, facile da installare ma con tutte le funzionalità per la gestione alberghiera di tutti i giorni.
In conclusione, si può affermare che i diversi PMS hanno reso più semplice la gestione di una struttura alberghiera, di qualsiasi dimensione essa sia, poiché permette di integrare e tenere sotto controllo tutti i diversi reparti.
La praticità la si vede subito nello scambio di informazioni tra i vari reparti, con notevole risparmio di tempo nella soddisfazione del cliente e nella risoluzione di eventuali problematiche riscontrate; lo scambio di informazioni può anche essere di controllo o direzionale per un determinato processo produttivo; ultima, ma non meno importante, la possibilità di previsioni di performance sulla base di dati storici aziendali in modo da permettere una migliore scelta strategica da parte del management.

 

 

Tiziana Tria

Area Hotel, Sport e Digital Tourism